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Distruggere i documenti è un obbligo di legge

By 31 ottobre 2016Servizi e Normativa

Tutela della privacy e difesa dallo spionaggio industriale impongono alle aziende la periodica distruzione di documenti cartacei contenenti i dati sensibili. Il mercato offre numerosi strumenti “fai da te” per rispondere a questa necessità, ma rivolgersi ad una ditta specializzata consente di avere la certezza di un lavoro fatto nel pieno rispetto della normativa, al riparo da problemi e sanzioni.

Protezione della privacy e strategie industriali

La distruzione di materiale cartaceo contenente dati sensibili è un’esigenza che hanno quasi tutte le aziende, anche se con quantitativi diversi. Due le necessità che stanno dietro questa attività: la tutela della privacy dei clienti e il contrasto a forme di spionaggio industriale. Nonostante ormai tutto questo materiale viaggi su supporti informatici, gli archivi cartacei non sono del tutto scomparsi. Pagine e pagine con nomi, cognomi, informazioni sulla salute o sui carichi penali, progetti di sviluppo e molte altre informazioni la cui gestione richiede molta attenzione. Qualche esempio concreto? Basti pensare alle ASL, agli studi medici e ai laboratori di analisi, pieni di ricette e cartelle cliniche. Oppure, in ambito economico e legislativo, ai documenti conservati negli studi legali e notarili, nelle banche e negli istituti finanziari, fino all’archivio di Stato.

Sei livelli di protezione

Se sul fronte dello spionaggio industriale la scelta sulla distruzione o meno dei documenti è rimessa alla sola volontà dell’imprenditore, su quello della privacy la legge è puntuale e stringente. La normativa cardine è quella del decreto legislativo 196/2003 che disciplina il trattamento dei dati personali. Il decreto identifica sei diversi livelli di “distruzione” del materiale, associati ad altrettanti livelli di “delicatezza” delle informazioni coinvolte. Il legislatore si spinge fino al punto di indicare i millimetri di grandezza delle strisce o frammenti in cui il documento deve essere ridotto, tanto più piccole quanto più i dati sono sensibili. E vista l’importanza che la tutela della privacy sta assumendo nella società contemporanea, l’apparato sanzionatorio che sostiene la legge in questione è piuttosto importante. Sono previste severe sanzioni penali e ammende di migliaia di euro.

Soluzioni fai da te? Meglio di no

Numerose aziende scelgono di procedere alla distruzione di documenti in modo autonomo. La scelta, però, è sconsigliata, perché sono molti i software sul mercato che permettono di ricostruire il materiale cartaceo a partire anche da frammenti molto piccoli, vanificando tutti gli sforzi di protezione. Ecco perché è consigliabile rivolgersi ad un’azienda specializzata nelle attività di macero, che garantisce una distruzione a prova di legge e di sanzione.

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